Cómo trabajamos

El análisis paso a paso, del primer correo al cierre

Así es por dentro: qué hago yo, qué te pido a ti y cuánto tiempo te toma. Casi todo el trabajo es mío. Tu parte son tres ratos cortos: veinte minutos para conversar, media hora para sacar los reportes y una hora para repasar el informe.

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    Conversamos

    20 minutos · tú y yo

    Me cuentas cómo cobra hoy tu agencia: qué sistema usan, quién lleva la facturación y qué te preocupa del cobro. Si encaja, quedamos en el siguiente paso.

  2. 2

    Firmamos

    Desde el teléfono o la computadora

    El acuerdo de confidencialidad que exige HIPAA (BAA) y una carta de una página con lo que incluye el análisis y lo que no. Sin ellos no recibo ningún dato.

  3. 3

    Te abro tu carpeta privada

    Lo hago yo

    Una carpeta en Microsoft 365 solo para tu agencia y para mí, con una parte para subir tus archivos y otra donde te dejo el informe. Nada viaja por correo ni por WhatsApp.

  4. 4

    Sacamos los reportes juntos

    20 a 30 minutos · videollamada

    Por la tarde o en fin de semana, compartes la pantalla de tu sistema y te digo qué elegir: las reclamaciones de los últimos seis meses, con lo pagado, y las autorizaciones. Tal como salen, sin ordenar nada. Si en tu agencia los saca otra persona, que entre ella. Los subes a tu carpeta en la misma llamada.

  5. 5

    Analizo

    Lo hago yo, durante la semana

    Cargo tus archivos en un equipo cifrado, solo con lo que usa el informe, y tus clientes pasan a ser un número. Si me das las tarifas que te paga cada aseguradora, las uso; si no, las calculo con lo que facturas y el informe lo dice.

  6. 6

    Repasamos el informe

    1 hora · a la semana

    Te dejo el PDF en tu carpeta y lo vemos juntos, página por página, para decidir qué conviene atender primero. La hoja que dice quién es cada número te la quedas tú. Si quien factura quiere estar, mejor.

  7. 7

    A los tres meses nos sentamos de nuevo

    Tú y yo

    Vemos qué cambió desde el informe. Si decidimos seguir trabajando juntos, será con un acuerdo aparte y con precio preferente de agencia fundadora. Si no, no pasa nada: te quedas con el análisis.

  8. 8

    Cierre

    Lo hago yo

    Al terminar, tus archivos quedan dos semanas en tu carpeta para que los descargues, y después borro todas mis copias.

El informe

Las preguntas que responde

Cada página contesta una pregunta que un dueño se hace sobre el cobro. Puedes verlas todas con una agencia de muestra y números inventados.

Mira la muestra del informe

  • ¿Cuánto de lo que facturé necesita atención?

    Todo lo facturado en seis meses, según la situación de cada reclamación, y qué conviene atender primero.

  • ¿Con quién está el problema?

    Qué aseguradora concentra lo pendiente, cuál rechaza más, cuál tarda más en pagar y cuál paga menos de lo facturado.

  • ¿Cuánto tarda mi dinero en moverse?

    Cuánto tarda una sesión en convertirse en reclamación y cuánto lleva esperando respuesta lo que ya se envió.

  • ¿Cuánto dinero ya aprobado estoy dejando vencer?

    Lo autorizado que vence en los próximos 60 días y la parte que ya no alcanza a usarse antes de vencer.

  • ¿Qué no cuadra en los datos de mi sistema?

    Revisiones de lo que exporta tu sistema, con el número de cada reclamación o autorización para buscarla.

Quién hace qué

Tu parte es corta. El resto lo hago yo.

Tú

  • Veinte minutos para la primera conversación.
  • Firmar el acuerdo HIPAA y la carta desde el teléfono.
  • Media hora para sacar los dos reportes conmigo.
  • Una hora para repasar el informe, y la conversación a los tres meses.
  • Decirme con honestidad qué te sirvió y qué no.

Yo

  • Preparar los papeles y tu carpeta privada.
  • Cargar y revisar tus datos, y armar el informe.
  • Explicártelo con calma, en español o en inglés.
  • Borrar todas mis copias al terminar.

Con el sistema que ya usas. No te pido que cambies de sistema ni que me des acceso a él: trabajo con lo que tu sistema exporta, sea cual sea. Y no reemplazo a quien factura; el análisis le da a esa persona una lista de qué atender primero.

Empieza con veinte minutos

Cuéntame un poco de tu agencia. Te respondo yo mismo en un día hábil y, si encaja, agendamos la conversación.

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